La première réunion doit avoir lieu avant les vacances de février, pour établir les calendriers, les points importants…
La présence des coordinateurs de chacun des groupes permet de lancer les diverses actions.
C’est aussi le point de départ obligé pour la recherche de lieux collectifs ( un pour l’accueil et les Émiles, un ou plusieurs pour les SADF -sans ateliers fixes- des PO , pour le marché de Noël…).
Le BE fixe les dates pour les inscriptions en ligne, décide de la reconduction (ou du changement) du contrat avec l’attaché (e) de presse.
Il est important que le BE puisse se réunir à plusieurs reprises au cours de l’année pour assurer le lien avec les coordinateurs de groupes de travail et affiner l’organisation des PO.